Từ ngày 1/7/2026, hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia sẽ thay thế bản giấy trong quản lý cán bộ, công chức, viên chức theo Nghị định 27/2026/NĐ-CP.
Xử lý nghiêm hành vi đăng tải nội dung cổ súy mê tín dị đoan trên mạng xã hội
U23 Việt Nam lập kỷ lục mới tại giải châu Á 2026 sau trận thắng Hàn Quốc
Độc lạ Hà Nội: Biến hầm để xe thành nơi nghỉ tạm cho người nhà bệnh nhân
Giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử và việc chuyển đổi văn bản
Chính phủ ban hành Nghị định số 27/2026/NĐ-CP vào ngày 19/1/2026. Văn bản này quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức. Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 20, các thành phần hồ sơ điện tử có giá trị thay thế hồ sơ giấy. Quy định này áp dụng trong công tác quản lý và thẩm quyền của các cơ quan liên quan. Kể từ ngày 1/7/2026, hồ sơ điện tử chính thức được sử dụng thay thế bản giấy trong mọi nghiệp vụ quản lý.
Nếu phát sinh yêu cầu sử dụng bản giấy, cơ quan quản lý sẽ khai thác dữ liệu từ hệ thống quốc gia. Việc chuyển đổi từ hồ sơ điện tử sang bản giấy phải tuân thủ luật về giao dịch điện tử. Người lao động không cần chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trên hệ thống điện tử. Cơ sở dữ liệu này được lưu trữ tập trung và kết nối từ trung ương đến cấp xã. Hệ thống phục vụ trực tiếp việc hoạch định chính sách và giải quyết thủ tục hành chính. Tài liệu không cung cấp số lượng cụ thể các cơ quan sẽ tham gia kết nối trong giai đoạn đầu.
Thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã hồ sơ điện tử
Một thay đổi mang tính nền tảng là việc thống nhất mã định danh hồ sơ. Theo khoản 3 Điều 16, số định danh cá nhân sẽ được dùng làm mã định danh hồ sơ điện tử. Mỗi cá nhân chỉ có một hồ sơ điện tử duy nhất gắn với mã định danh này. Mã số được sử dụng xuyên suốt quá trình tra cứu và khai thác trên môi trường điện tử. Quy định này nhằm loại bỏ tình trạng trùng lặp hồ sơ giữa các đơn vị.
Hệ thống đảm bảo liên thông dữ liệu giữa các cơ quan và cơ sở dữ liệu quốc gia khác. Việc kết nối tuân thủ quy định tại Điều 10 của Nghị định. Dữ liệu phải được cập nhật thường xuyên và dùng chung trên toàn hệ thống. Công tác vận hành phải bảo đảm an ninh mạng và bảo vệ bí mật nhà nước. Tài liệu không cung cấp ngân sách cụ thể cho việc chuyển đổi mã định danh trên toàn quốc.
Quy định thời hạn 03 ngày cho việc tạo lập và cập nhật dữ liệu
Điều 18 quy định rõ trách nhiệm và thời gian thực hiện các thủ tục dữ liệu. Trong 03 ngày kể từ khi có quyết định tuyển dụng hoặc bổ nhiệm, cơ quan phải tạo lập hồ sơ. Sau khi hồ sơ được tạo, cá nhân có 03 ngày làm việc để kê khai thông tin. Người kê khai chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của dữ liệu. Mọi thông tin phát sinh trong quá trình công tác phải được cập nhật kịp thời.
Cơ quan sử dụng cán bộ phải đồng bộ dữ liệu vào hệ thống không quá 03 ngày làm việc. Thời hạn này tính từ khi có sự thay đổi về thông tin cán bộ. Hồ sơ chỉ được phê duyệt sau khi kiểm tra và xác thực. Các bên liên quan phải thực hiện ký số bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ. Tài liệu không cung cấp danh sách các loại chữ ký số cụ thể được chấp nhận ngoài chữ ký chuyên dùng.
Danh mục dữ liệu quản lý và quyền lợi của người lao động
Cơ sở dữ liệu bao gồm nhiều nhóm thông tin khác nhau theo Điều 5. Các nhóm gồm thông tin định danh, quan hệ gia đình và lịch sử bản thân. Dữ liệu cũng quản lý về tiền lương, tài sản, thu nhập và tình trạng sức khỏe. Nguồn dữ liệu đến từ thông tin do cá nhân cung cấp và hoạt động nghiệp vụ của cơ quan. Hệ thống sẽ đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Cán bộ có quyền tra cứu và trích xuất hồ sơ điện tử của cá nhân. Hệ thống cung cấp thông tin về quá trình công tác và kết quả đánh giá. Người lao động sẽ nhận thông báo về các mốc nâng lương hoặc hết hạn bổ nhiệm. Cán bộ có nghĩa vụ cập nhật đầy đủ các biến động theo Điều 19. Điều 25 yêu cầu áp dụng các biện pháp mã hóa và sao lưu dự phòng dữ liệu. Việc khai thác trái thẩm quyền hoặc xâm phạm lợi ích cán bộ bị nghiêm cấm.
Theo: CafeF
